MICE 기획자(PCO)들을 가장 힘들게 하는 것은 행사 운영 자체보다 '클라이언트의 끝없는 요구'일 때가 많습니다. 계약서에는 없던 디자인 시안 추가 요청, 갑작스러운 해외 연사 의전 변경, 심지어 행사장 꽃장식 업그레이드까지 "이거 어차피 하는 김에 서비스로 좀 해주세요"라는 말 한마디에 기획자의 밤은 길어지고 회사의 이익률은 바닥을 칩니다. 이른바 '업무 범위 침해(Scope Creep)'로부터 나를 보호하고 정당한 대가를 요구하는 변경 계약 실전 노하우를 공개합니다.
1. RFP(제안요청서)는 나의 가장 강력한 방패다
추가 업무 요청이 들어왔을 때 무작정 "안 됩니다"라고 하는 것은 하수입니다. 고수는 계약의 근거가 된 RFP와 최종 제안서를 꺼내 듭니다.
대처법: "요청하신 내용은 정말 좋은 아이디어입니다. 다만, 저희가 체결한 과업지시서 제3조 2항의 업무 범위를 벗어나는 부분이라, 이 부분을 진행하려면 별도의 추가 예산이나 업무 조정이 필요합니다."라고 공손하지만 명확하게 선을 그어야 합니다.
2. '변경 계약서(Change Order)'의 생활화
구두로 합의된 추가 업무는 나중에 정산할 때 "우리가 언제 그런 말 했느냐"는 오리발의 원인이 됩니다.
실무 팁: 아주 작은 추가 업무라도 이메일이나 메신저로 기록을 남기고, 금액이 큰 경우에는 반드시 '과업 변경 합의서' 또는 '변경 계약서'를 작성해야 합니다. "일단 진행하고 나중에 정산하자"는 말은 믿지 마세요. 행사가 끝나면 클라이언트의 지갑은 닫힙니다.
3. 'No'라고 말해도 미움받지 않는 기술
갑질 방어의 핵심은 '대안 제시'입니다.
우아한 거절법: "현재 예산 구조상 해당 기능 추가는 어렵습니다. 대신, 기존에 계획된 A 항목의 규모를 조금 축소하고 그 예산을 이쪽으로 전용(Shift)하는 방식은 어떠실까요?" 이렇게 주도권을 쥐고 예산 안에서 해결책을 제시하면 클라이언트는 대표님을 '내 돈을 아껴주면서도 할 말은 하는 전문가'로 인식하게 됩니다.
👉 [참고 링크: 공정거래위원회 - 전시/컨벤션 표준 위수탁 계약서 가이드] (https://www.ftc.go.kr http://www.kapco.or.kr
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